Kto kiedykolwiek był w Włoszech (pomodoro to po włosku pomidor) może mieć wątpliwości, czy to akurat włoskie pomodoro powinno się kojarzyć z efektywnym wykorzystaniem czasu. No ale nie ma co sądzić książki po okładce. Sprawdźmy. Według twórcy techniki pomodoro sekret efektywnego zarządzania czasem polega na… myśleniu o pomidorach, a nie o godzinach? Na początku może się to wydawać głupie, ale miliony ludzi przysięgają, że Technika Pomodoro zmieniła ich życie.

Serio? Czy to dla mnie?

Ta popularna metoda zarządzania czasem wymaga naprzemiennych sesji pracy skoncentrowanych na pomodoro (s) – z częstymi krótkimi przerwami w celu ćwiczenia koncentracji i uniknięcia zmęczenia psychicznego. Wypróbuj technikę Pomodoro, jeśli 

  • Nie możesz się skupić i wiesz doskonale co mam na myśli pisząc o „rozpraszaczach”.
  • Pracujesz nad maksymalizacją swojej wydajności.
  • Masz mnóstwo otwartych i „niekonkretnych” projektów (np. nauka do egzaminu, poszukiwanie informacji na blogu itp.).
  • Najczęściej dajesz radę robić mniej niż planujesz w ciągu dnia.
  • Uwielbiasz rywalizację.
  • Naprawdę lubię pomidory, masz poczucie humoru i lubisz eksperymentować

Czym jest technika Pomodoro?

Technika Pomodoro została opracowana pod koniec lat 80. przez ówczesnego studenta Francesco Cirillo. Cirillo starał się skupić na nauce i wykonywaniu zadań. Czując się przytłoczony, założył się sam z sobą, że wytrzyma tylko/aż 10 minut skupiony na nauce. Znalazł minutnik w kształcie pomidora (po włosku pomodoro) i narodziła się technika Pomodoro. Chociaż Cirillo napisał 130-stronicową książkę o tej metodzie, jej największą zaletą jest prostota:

  • Przygotuj listę rzeczy do zrobienia i minutnik.
  • Ustaw minutnik na 25 minut i skup się na jednym zadaniu, wykonuj je do momentu, aż zadzwoni.
  • Po zakończeniu sesji zaznacz jedno pomodoro i zapisz to, co ukończyłeś.
  • Następnie delektuj się pięciominutową przerwą.
  • Po czterech pomodo zrób dłuższą, bardziej regenerującą 15-30 minutową przerwę

Pomodore w praktyce

25-minutowe sprinty robocze są rdzeniem tej metody, ale praktyka Pomodoro obejmuje również trzy zasady, których stosowanie sprawi, że maksymalnie wykorzystasz każdy interwał.

  • Dziel projekty. Jeśli zadanie wymaga więcej niż czterech pomodo, należy je podzielić na mniejsze, wykonalne kroki. Przestrzeganie tej zasady pomoże Ci osiągnąć wyraźny progres w swoich projektach.
  • Łącz małe zadania w grupy. Wszelkie zadania, które zajmą mniej niż jeden pomodoro, należy połączyć z innymi prostymi zadaniami. Na przykład „zapłać rachunek”, „umów wizytę u weterynarza” i „przeczytaj mój artykuł Pomodoro” mogą wydarzyć się razem w jednej sesji.
  • Po ustawieniu pomodoro musi zadzwonić alarm. Pomodoro jest niepodzielną jednostką czasu i nie można tego zmieniać. Nie robimy tego zwłaszcza po to, aby sprawdzić przychodzące wiadomości e-mail, zerknąć na czaty lub wiadomości tekstowe. Wszelkie pomysły i zadania, które się pojawią, należy zapisać, aby móc wrócić do nich później. Cyfrowy menedżer zadań jest do tego doskonałym miejscem, ale wystarczy długopis i papier. W przypadku nieprzewidzianych lub nieuniknionych zakłóceń zrób sobie pięciominutową przerwę i zacznij od nowa.

Cirillo zaleca śledzenie „rozpraszaczy” i „przerywaczy” (wewnętrznych lub zewnętrznych). Gdy się pojawiają zapiszcie uwagi  i zastanówcie się, jak ich uniknąć podczas kolejnej sesji. Ta reguła pomodoro ma zastosowanie, nawet jeśli zakończysz swoje zadanie przed czasem. Resztę czasu wykorzystaj na ekstra naukę lub doskonalenie umiejętności lub poszerzanie zakresu wiedzy. Czyli więcej słówek, więcej zebranych informacji, albo dodatkowa grafika na bloga.

Mi bardzo pomaga lista rzeczy „na nadwyżki czasu”. Kiedy mam swoje pomodoro przeznaczone na naukę hiszpańskiego, ma 3 rzeczy do zrobienia plus czwartą „na wszelki wypadek”. Nasza podświadomość dobrze na to reaguje. Najczęściej starcza mi czasu na wszystko.

Jeśli system wydaje się prosty, to dlatego, że taki jest. Technika Pomodoro polega na skupieniu umysłu w strefie wykonania zadania. Kiedy już się tam znajdzie, robi co do niego należy. Nasza rola polega na tym, żeby go tam zaprowadzić i świadomie oraz konsekwentnie go tam odprowadzać, jeśli się nam wymknie:).

Pomodoro

pomodoro

Prokrastynacja a pomodoro?

Co sprawia, że ​​ta metoda wyjątkowo dobrze nadaje się do zwiększania produktywności i jest skuteczną metoda w pracy nad prokrastynacją? Okazuje się, że odwlekanie podjęcia zadania niewiele ma wspólnego z lenistwem lub brakiem samokontroli czy samodyscypliny. Odkładamy rzeczy na później próbując uniknąć negatywnych uczuć. „Wpatrywanie się” w duże zadanie lub projekt jest niewygodne. Często nie jesteś pewien, jak to zrobić lub wiąże się z dużym wysiłkiem. To jak z wielkim bałaganem. Stoisz, patrzysz i z przerażeniem stwierdzasz, że w kuchni czy szafie jest taki „syf”,że ogarnięcie tego zajmie Ci wieczność, nie wspominając już nawet o tym jakie to będzie nieprzyjemne i energochłonne. Dlatego zamiast zabrać się za zadanie, podświadomie od niego uciekamy. Zaglądamy na chwilkę tylko na fb czy odpalamy na 10 minut Netflixa. Chcemy poprawić sobie nastrój, choćby tylko tymczasowo. Na szczęście badania wykazały również skuteczny sposób na wyrwanie się z samonapędzającej się spirali unikania. Zredukuj  to co odkładasz, do małego, nie onieśmielającego pierwszego kroku. Na przykład, zamiast pisać powieść, usiądź i zacznij pisać przez 5 minut. Wciąż za trudne? Spróbuj po prostu usiąść, aby edytować akapit. Zamiast sprzątać całą kuchnię, wyjmij jedynie rzeczy ze zmywarki.

Robienie czegoś małego przez krótki czas jest o wiele łatwiejsze, niż próba podjęcia dużego projektu naraz. Ta strategia przeciwdziałania prokrastynacji jest dokładnie tym, o co chodzi w technice pomodoro. Podziel swoje duże zadania, projekty lub cele na coś, co musisz robić tylko przez następne 25 minut.

Dzięki temu jesteś skupiony jedynie na następnej rzeczy, którą musisz zrobić, zamiast być przytłoczonym ogromem tego, co na siebie bierzesz. Nie martw się o wynik – po prostu zjadaj to po jednym małym pomodoro na raz.

Zwalczanie rozpraszaczy

Kocham moje dziecko i uwielbiam swoich współpracowników, ale ich pewność, że wchodzą do mojego biura tylko na sekundę i proszą o rzeczy, które zajmą mi tylko 5 minut doprowadza mnie do szewskiej pasji. Jeśli kiedykolwiek ktoś Ci przeszkodził, gdy byłeś w stanie flow, wiesz, jak trudne może okazać się odzyskanie koncentracji.  W najlepszym razie powrót do skupienia się zajmuje mi kilkadziesiąt minut, w najgorszym mogę pożegnać się z flow do końca dnia. Do tego dochodzą maile, telefony od klientów i powiadomienia sms. 

Niestety mimo, że miło byłoby móc całą winą obarczyć świat zewnętrzny to, ostatnie badania wskazują, że sukces wszystkich naszych „rozpraszaczy” opiera się o naszą nieumiejętność koncentracji.  Zwyczajnie zbyt łatwo się rozpraszamy. I wiem co powiesz. „Ten e-mail jest zbyt ważny, by czekać” lub „Sprawdzanie mojego FB zajęło mniej niż minutę; to nie jest prawdziwe rozproszenie ”. Ale zapominamy, że te małe przerwy się sumują!

Ponad to nie chodzi tylko o czas, który tracisz na rozpraszaniu uwagi. Chodzi także o to, że ponowne skupienie uwagi wymaga czasu i energii.  Zerknięcie na  Facebooka „tylko na minutę” może zamienić się w 20 minut, kiedy będziesz próbować ponownie skupić się na zadaniu. Dlatego tak doceniam technikę pomodoro. Bezboleśnie nauczyłam swój mózg skupiać się na jednym zadaniu w jednym czasie. 25 to wystarczająco długo, żeby sporo zrobić, a jednocześnie na tyle mało, żeby wytrzymać w jednym miejscu (lubię się kręcić po biurze), pracując nad jednym zadaniem (zawsze mam sto pomysłów na minutę) i co najważniejsze bez maila, fb i telefonu (uwierzyłam, że przez pól godziny świat przeżyje jeśli nie dowie się co na jakiś temat sądzę:)). 

Każde pomodoro jest przeznaczone do jednego zadania, a każda przerwa to szansa na zresetowanie się i zwrócenie uwagi na to, nad czym należy pracować w następnej kolejności.

Pomodoro, a czas uciekający przez palce

Ile razy powtarzamy ” Ależ ten czas leci”. Dłuży nam się jedynie robienie planka (deski) na siłowni. Wtedy minuta trwa wieczność. w każdym innym wypadku wydaje nam się, że rozmawialiśmy tylko 5 minut, surfowaliśmy zaledwie kwadrans, a mailing zajął nam niespełna pół godziny. Niestety w  rzeczywistości te wartości są znacznie wyższe. Nawet jeśli nie oglądamy w internecie głupot i nie plotkujemy bez sensu z sąsiadką z pokoju obok to nasz mózg lubi nas w tej kwestii oszukiwać. Jeżeli skorzystasz z techniki pomodoro to jedną z niezaprzeczalnych korzyści jaką odczujesz będzie duża świadomość upływającego czasu. Kiedy zaczynasz pracować w krótkich sesjach czasowych, czas nie będzie już abstrakcyjną koncepcją, ale konkretnym wydarzeniem. Pomodoro staje się jednostką czasu i wysiłku. W odróżnieniu od idei 25 minut ogólnej pracy nad czymś, pomodoro jest wydarzeniem, które skupia się na pojedynczym zadaniu (lub kilku prostych zadaniach). Pojęcie czasu zmienia się z negatywu – czegoś utraconego – w pozytywną reprezentację dokonanych wydarzeń.

Cirillo nazywa ten czas „odwracaniem czasu”, ponieważ zmienia postrzeganie upływającego czasu z abstrakcyjnego źródła niepokoju na dokładną miarę produktywności. Wydaje się to niemożliwe, ale pomodoro (s), które zapiszesz jako zrealizowane naprawdę zmieniają optykę postrzegania czasu jako zasobu. Ponad to prowadzi to  znacznie bardziej realistycznych szacunków czasowych. Odkąd lepiej „czuję czas” nie podjęłam się wielu zadań, albo wyceniłam je odpowiednio inaczej, bo wiem, że nie jest to wcale taki mały „pikuś” na jakiego wygląda.

Korzystając z techniki Pomodoro, masz jasny obraz tego na co wykorzystałeś czas i energię. Po pierwsze działa to jako silna motywacja do utrzymania lub zmiany kursu swoich działań. A po drugie nieporównywalnie trafniej i szybciej oceniasz ile czasu coś Ci zajmie w przyszłości.

Pomodoro a grywalizacja

Znam wiele osób, które uwielbiają rywalizować. Na jednego z moich znajomych nic nie działa lepiej niż zakład. Miej ważne o co, ważne, żeby podbić stawkę i zmusić się do lepszej, szybszej i bardziej wydajnej pracy. Pomodoro jest doskonałym narzędziem, żeby rywalizować samemu ze sobą. Każde pomodoro daje możliwość ulepszenia poprzedniego. Cirillo twierdzi, że „koncentracja i świadomość, że robisz jedno pomodoro na raz  prowadzą do szybkości”. Muszę to potwierdzić. Zazwyczaj kończę sesje przed czasem. Rzadko się z czymś nie wyrabiam, ale jeśli nawet to technika Pomodoro jest fajna, ponieważ bardziej chodzi o konsekwencję niż o perfekcję. Każda sesja to nowy początek, nowa szansa, aby lepiej zaplanować prace, mocniej się skupić, nie odebrać telefonu, dopracować listę i kolejność zadań. Każdy kolejny dzień to szansa, żeby zjeść więcej pomidorów. Każdy tydzień to możliwość, żeby duże zadania zrealizować z użyciem mniejszej liczby pomodoro (s). Załóż się sam z sobą. Pilnuj, żeby nie przerwać łańcucha pomodor (s). Zrób założenia i spróbuj się ich trzymać, a fakt, ze myślisz o pomidorach, a nie o godzinach sprawia, ze jest to zabawne wyzwanie.

Zaplanuj swoje pomodoro (s) z wyprzedzeniem

Podczas gdy 25/5 minutowe interwały pracy / przerwy są sercem Techniki Pomodoro, jest kilka rzeczy, które możesz zrobić, aby zwiększyć efektywność Pomodoro

Poświęć 15 minut na początku dnia pracy (lub na koniec, jeśli planujesz następny dzień), aby zaplanować pomodoro(s). Przejrzyj swoją listę rzeczy do zrobienia na dany dzień i zanotuj, ile pomodoro(s)s zajmie każde zadanie. (Pamiętaj, zadania, które będą wymagały więcej niż 5 pomodoro(s), powinny być podzielone na mniejsze, łatwiejsze w zarządzeniu zadania. Mniejsze zadania, takie jak odpowiadanie na e-maile, można grupować razem w jednym pomodoro.) Jeśli pracujesz 8-godzin dziennie upewnij się, że twoje pomodoro(s) na dzień nie przekraczają szesnastu. Jeśli tak, przenieś najmniej pilne / najmniej ważne zadania na później w tygodniu.

pomodoro

pomodoro

Rób zapasy pomidorów

8-godzinny dzień pracy ma w sobie miejsce na szesnaście pomodoro. Dobrze jest jednak dobrze zostawić sobie od 2 do 4 pomidorów w zapasie. Ten bufor bezpieczeństwa przyda Ci się  do zadań, które trwają dłużej niż planowałeś lub do nieoczekiwanych zadań, które pojawiają się w ciągu dnia. Jeśli nie będziesz ich potrzebować, użyj dodatkowych pomodoros do nauki lub wykorzystaj na zadania o niższym priorytecie, które zawsze trafiają na koniec listy rzeczy do zrobienia. Chodzi o to, żeby jak najczęściej odnosić sukces. O wiele mniej stresujące jest zakończenie dnia z ekstra pomodoro(s), niż planowanie ponad własne możliwości.

Ile pomodoro (s) dziennie?

Z biegiem czasu zorientujesz się, ile  pomodoro jesteś w stanie realnie i rzetelnie wykonać w ciągu jednego dnia. I to jest zupełnie w porządku, jeśli nie jest to pełna szesnastka. Zdecydowana większość ludzi nie jest tak naprawdę produktywna przez pełne 8 godzin każdego dnia pracy. Ci, którzy myślą inaczej prawdopodobnie nie zwracają na to wystarczającej uwagi. Jeśli chodzi o pomodoro(s) pamiętaj, że wyzwanie to nie wszystko. warto skupić się też na jakości, a nie tylko na ilości.

Eksperymentuj z długością swoich pomodoros.

W przypadku niektórych rodzajów pracy, które wymagają dłuższych okresów w twórczym stanie „flow”. Myślenie, pisanie, komponowanie itp często wymagają więcej niż 25 minut. Spróbuj dłuższych sesji roboczych z dłuższymi przerwami. Badania wykazały, że 52-minutowa koncentracja i 17-minutowa przerwa to idealny balans. Są też tacy, którzy wolą pełne 90 minut pracy z 20-30 minutową przerwą. Z drugiej strony – w przypadku zadań, które odkładasz z jakiegoś powodu, 25 minut może być za długie. Jeśli odczuwasz duży opór psychiczny lub po prostu nie możesz się skupić przez 25 minut, wypróbuj 15-, 10- lub nawet 5-minutowe pomodoros. 

Jeżeli czujesz spadek energii – zmieniaj długość interwałów. Ważne są podążanie za własnymi możliwościami i uczenie się koncentrowania się na jednym zadaniu, aż do końca. Pamiętaj, że to narzędzie jest dla Ciebie, a nie na odwrót.

Przerwy spędzaj z dala od monitora i telefonu

Nie wszystkie przerwy są sobie równe. Jeśli twoje sesje robocze pomodoro odbywają się na twoim komputerze, nie przełączaj się na FB lub Instagrama, gdy wyłączy się zegar. Daj swoim oczom i mózgowi odpocząć od ekranów! Wstań, poruszaj się, rozciągaj, wyjdź na zewnątrz, zrób mini medytację, zjedz coś, albo pogap się po prostu na to co za oknem. Jeśli pracujesz w domu, złóż pranie, albo wypakuj zmywarkę.l Cokolwiek zrobisz, twoja przerwa będzie o wiele bardziej skuteczna, jeśli pozwolisz mózgowi i oczom odpocząć od światłą emitowanego przez komputer czy telefon. Możesz użyć specjalnych aplikacji wyłączających media społecznościowe, przypominające o przerwach czy kolejnych zadaniach. Pomóż sobie utrzymać samodyscyplinę i bądź wyrozumiały dla siebie. Bez względu na to, jak bardzo jesteś zmotywowany na początku dnia, naprawdę trudno jest trzymać się swoich pomodoros. Przyjęcie pomocy,  szczególnie na początku kształtowania nawyku nie jest niczym wstydliwym.

Codzienne pomodoro

Jesteś  Cię przekonałam, że Pomodoro to naprawdę świetne narzędzie, nie pozostaje Ci nic innego jak wprowadzić je w życie. Najlepiej od teraz! więc przekonany, że technika Pomodoro to najwspanialsza rzecz od czasów krojonego chleba. Oto jak zaplanować pomodoros.

  • Na początku każdego dnia (lub poprzedniego wieczoru) przejrzyj wszystkie swoje otwarte oraz cykliczne zadania/projekty i jednorazowe czynności oraz zaplanuj wszystko, co zrobić „Dzisiaj”.
  • Oszacuj, ile pomodoros zajmie każde zadanie. Dodaj odpowiednią liczbę pomidorowych emotkonów na końcu nazwy zadania
  • Podziel wszystko większe niż cztery pomodory na mniejsze podzadania. Na przykład projekt zatytułowany „przeprojektowanie witryny internetowej” może wymagać zadania podrzędnego o mniejszym rozmiarze, takiego jak „znajdź 5 przykładowych witryn internetowych jako inspirację”.
  • Teraz, gdy otworzysz widok „Dzisiaj”, zobaczysz zaplanowane zadania wraz z liczbą pomodorów.
  • Jeśli masz więcej niż 12-14 pomodoros (pamiętaj o tym buforze!) przełóż niektóre ze swoich zadań na następny dzień lub inny dzień w tygodniu.
  • Pracę rozpocznij każdego dnia od jasnego planu tego, nad czym będziesz pracować podczas każdego pomodoro.
  • Możesz użyć timera w telefonie, fizycznego timera Pomodoro lub dowolnej z wielu aplikacji, takich jak
  • Gdy zegar się włączy, musisz przestać wykonywać zadanie!

Pomodoro timer

Pomodoro jest jedną z wielu technik zarządzania czasem i zadaniam. To co ją wyróżnia to ogromna prostota i niezwykła skuteczność. Trzymając się kilku, naprawdę nieskomplikowanych zasad szybko zbudujesz nawyk planowania oraz optymalizowania czasu i energii. Przy odrobinie chęci zminimalizujesz wyciekanie czasu przez palce, popracujesz nad lepszą kondycją psychiczną. Największą jednak korzyścią jest odzyskana umiejętność koncentrowania się na jednym zadaniu na raz. Kluczowy jest tu timer – minutnik. Jego uruchomienie sprawia, że nasz mózg zaczyna pracować szybciej, wydajniej i w trybie absolutnej koncentracji. Ważne jest, żeby przestać wykonywać zadanie, kiedy pomodoro timer zadzwoni. Dlaczego? Nasz mózg podobnie jak dziecko szybko nauczy się, że robisz wyjątki i że tak naprawdę wcale nie musi być tak mocno skoncentrowany, ani tak ultra wydajny. Pomodoro timer nie musi wcale być analogowym minutnikiem w kształcie pomidora. Jeśli jednak chcesz sobie lub komuś dodać ekstra motywacji, albo szukasz nietuzinkowego prezentu oryginalny timer pomodoro znajdziesz tutaj

Powodzenia z pomodoro(s).